Lo esencial, primero
Sí es viable, y el esquema que ustedes describen es exactamente como funciona nuestra plataforma. Hay una condición regulatoria que preferimos poner sobre la mesa desde el principio, porque define el proyecto entero.
La condición
Ágil Factura no es Proveedor Tecnológico de la DIAN. Operamos bajo Software Propio, la modalidad en la que cada empresa emisora se habilita ante la DIAN con su propio certificado digital y su propio software registrado.
En la práctica: cada una de las 250 instituciones necesita su certificado y su habilitación. No es un trámite que podamos absorber por ustedes — pero sí lo automatizamos por API, y el certificado va incluido en el precio.
El precio
Incluye
- Certificado digital de la institución, con vigencia anual
- Facturas, notas crédito y notas débito sin límite de cantidad
- Acceso completo a la API y a la documentación técnica
- Infraestructura dedicada y soporte durante la habilitación
Cobramos por institución habilitada, no por documento. Con el volumen que ustedes describen —entre 20 y 50 documentos anuales por institución— un cobro por documento sería impredecible para ustedes y no reflejaría nuestro costo real, que está en mantener cada empresa habilitada y su certificado vigente durante todo el año.
| Concepto | Modalidad | Valor |
|---|---|---|
| Servicio por institución | Anual, por anticipado | $250.000 |
| 250 instituciones | Anual | $62.500.000 |
| Documentos adicionales | — | Sin costo |
| Implementación | Única vez | A convenir |
Las instituciones se facturan a medida que se habilitan, no las 250 desde el primer día. Si el despliegue toma seis meses, pagan por lo que esté en operación.
Cómo funcionaría la integración
El flujo que ustedes plantearon en su consulta es, punto por punto, el que ya opera nuestra plataforma:
- Registro de cada institución. Se da de alta una vez por API con su NIT, datos fiscales, certificado, software y resolución de numeración. El sistema devuelve un token propio de esa institución.
-
Emisión. Su plataforma envía la factura a
POST /api/ubl2.1/invoicecon el token de la institución que corresponde. El token es lo que determina quién emite — no hace falta ningún campo adicional ni lógica especial de su lado. - Validación ante la DIAN. Generamos el XML UBL 2.1 con las extensiones DIAN, lo firmamos con el certificado de esa institución y lo transmitimos.
- Respuesta. Reciben en la misma llamada el CUFE, la respuesta de la DIAN, el código QR y las URL del XML y del PDF.
Respuesta de la API
Cada emisión devuelve cufe, ResponseDian, QRStr,
urlinvoicexml, urlinvoicepdf, zipinvoicexml y
certificate_days_left, este último para que puedan avisar de vencimientos
desde su propia plataforma.
El alcance acordado es factura electrónica más notas crédito y notas débito para las 250 instituciones. Los tres documentos están incluidos, sin límite de cantidad y sin diferencia de precio entre ellos.
La API cubre además documento equivalente POS, documento soporte, nómina electrónica y eventos RADIAN. No los necesitan hoy, pero quedan disponibles sin cambiar de proveedor si el alcance crece.
Sus preguntas, una por una
¿Permiten manejar múltiples emisores desde una misma integración?
Sí. La plataforma es multiempresa por diseño: no hay límite de NIT y las 250 instituciones conviven en la misma instancia, cada una con sus propios datos fiscales, numeración y certificado.
¿Cuentan con API para emitir desde un sistema externo?
Sí. API REST sobre HTTPS, autenticación por token, respuesta en JSON. Entregamos manual de integración y colección de Postman para pruebas antes de escribir código.
¿Nuestra plataforma puede determinar qué institución factura?
Sí, y es el punto más sencillo de todos: lo determina el token. Ustedes guardan el token de cada institución y usan el que corresponda en cada petición. No hay que enviar el NIT emisor ni ningún identificador extra.
¿Qué requisitos debe cumplir cada institución?
Tres, y los tres se resuelven una sola vez por institución:
- Certificado digital a nombre de la institución — incluido en el precio.
- Habilitación ante la DIAN en modalidad Software Propio, que produce el SoftwareID y el PIN.
- Resolución de numeración de facturación electrónica, solicitada ante la DIAN.
La habilitación hay que hacerla incluso si la institución ya factura hoy con otro proveedor. La habilitación pertenece a la modalidad, no a la empresa: pasar a Software Propio exige un proceso nuevo ante la DIAN, con su propio TestSetID, PIN e ID de software. Lo que la institución tenga hoy bajo un Proveedor Tecnológico no se traslada.
Conviene tenerlo claro al planear el cronograma: son 250 habilitaciones completas, no 250 altas administrativas.
¿Cómo lo manejan comercialmente?
Por institución habilitada, con tarifa anual y documentos sin límite. Es lo que mejor se ajusta a su caso: muchos NIT con volumen bajo y estacional. Un cobro por documento les haría impredecible el gasto de un año a otro sin ahorrarles nada.
¿Qué costos tendría?
$250.000 por institución al año, equivalentes a $20.833 mensuales por institución. Para las 250, $62.500.000 anuales antes de IVA, facturados a medida que cada institución entra en operación.
¿Existe alternativa para centralizar la integración?
Es precisamente lo que esta propuesta describe: una sola integración técnica contra nuestra API, con 250 emisores independientes por debajo. INFOGEX mantiene un único punto de conexión y cada institución conserva su identidad fiscal completa.
Infraestructura
El proyecto se despliega en una instancia propia, destinada únicamente a las 250 instituciones de INFOGEX: ningún otro cliente nuestro opera sobre ella, y cuenta con 400 GB de almacenamiento SSD.
Que sea una instancia propia tiene un efecto concreto: las ventanas de mantenimiento y las actualizaciones se coordinan con su calendario, no con el de otros clientes. En el sector educativo eso importa, porque los picos de facturación son predecibles y concentrados.
Cómo arrancaríamos
- Acceso al ambiente de pruebas. Les entregamos credenciales, manual y colección de Postman para que validen la integración sin compromiso.
- Piloto con 3 a 5 instituciones. Recorremos con ustedes la habilitación completa de las primeras, para que el proceso quede documentado y puedan automatizar el resto.
- Despliegue por lotes. INFOGEX da de alta las instituciones restantes desde su propia plataforma, al ritmo que convenga.